Polityka prywatności i pliki cookies

Dokument wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarza Krajowa Izba Doradców Sukcesyjnych w związku z prowadzeniem serwisu i jawnego rejestru doradców, na jakiej podstawie prawnej, jak długo je przechowuje i z jakich praw można skorzystać. Osobno opisane są pliki cookies i sposób zmiany zgody.

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem danych osobowych jest Krajowa Izba Doradców Sukcesyjnych, stowarzyszenie z siedzibą pod adresem Al. Tadeusza Rejtana 20, 3 piętro, 35-310 Rzeszów, wpisane do rejestru stowarzyszeń Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000815468, NIP 6842655495, REGON 384922874. W sprawach dotyczących danych osobowych można pisać na adres do spraw ochrony danych: rodo@krajowaizbads.pl. Ten adres jest punktem kontaktowym we wszystkich sprawach opisanych w tym dokumencie: pod niego składa się wniosek o dostęp do danych, sprzeciw i wycofanie zgody.

Izba nie ma obowiązku wyznaczenia inspektora ochrony danych i go nie wyznaczyła. Inspektor jest obowiązkowy w trzech przypadkach wymienionych w art. 37 ust. 1 RODO: gdy przetwarzania dokonuje organ lub podmiot publiczny, gdy główna działalność polega na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę albo gdy polega na przetwarzaniu na dużą skalę danych szczególnych kategorii. Izba jest stowarzyszeniem, nie monitoruje odwiedzających i prowadzi rejestr obejmujący kilkadziesiąt osób, więc nie spełnia żadnego z tych warunków. Sprawy danych osobowych prowadzi zarząd Izby, pod adresem podanym wyżej. Gdyby inspektor został wyznaczony dobrowolnie, jego dane kontaktowe staną w tym miejscu, a zmiana trafi do historii zmian dokumentu.

2. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy

• Dane doradców: imię i nazwisko, numer licencji, region praktyki, krótki opis zawodowy, wizerunek na zdjęciu profilowym. Dane pochodzą od samych doradców, składane wraz z wnioskiem o wpis, oraz z dokumentacji egzaminacyjnej Izby.
• Dane osób zgłaszających skargę lub reklamację: imię i nazwisko, adres kontaktowy, treść zgłoszenia. Dane pochodzą bezpośrednio od zgłaszającego.
• Dane techniczne odwiedzających serwis: adres IP, typ przeglądarki, data i godzina żądania, adres strony. Dane zapisują się w logach serwera przy każdym wejściu i są potrzebne do utrzymania i zabezpieczenia serwisu.

Korzystanie z rejestru nie wymaga podania danych. Formularze opisane poniżej zbierają dane potrzebne do obsługi zgłoszeń. Nie wpisuj zbędnych danych o zdrowiu, numerów PESEL ani poufnych danych osób trzecich.

Wpisane zapytanie nie trafia do Izby. Wyszukiwanie odbywa się lokalnie w przeglądarce: rejestr jest wczytywany razem ze stroną i filtrowany na Twoim urządzeniu, więc nazwisko ani numer, których szukasz, nie są wysyłane do Izby ani do doradcy. Wyszukiwarka nie jest przy tym kanałem kontaktu i nie należy wpisywać w niej opisu sprawy sukcesyjnej.

3. Cele i podstawy prawne

Przewijanie tabeli. Jeśli nie widać wszystkich kolumn, tabelę można przewinąć w poziomie.

4. Dane doradców w jawnym rejestrze

1. Rdzeń wpisu - imię i nazwisko, numer licencji, region praktyki, stan wpisu i data wpisu - publikujemy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, czyli art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Interes jest po dwóch stronach: Izba nie może prowadzić rejestru, który znika na życzenie osoby w nim wpisanej, a osoba sprawdzająca doradcę musi dostać odpowiedź także wtedy, gdy jest ona dla doradcy niewygodna. Przystąpienie do Izby jest dobrowolne, ale skutkiem wpisu jest jawność: rejestr, który nie pozwala doradcy sprawdzić, nie spełnia swojej jedynej funkcji. Izba przeprowadza test równowagi wymagany przy tej podstawie i udostępnia jego wynik na żądanie osoby, której dane dotyczą, oraz organu nadzorczego.
2. Zdjęcie profilowe i opis zawodowy publikujemy wyłącznie na podstawie zgody, czyli art. 6 ust. 1 lit. a RODO, i tylko wtedy, gdy doradca sam je przekazał w tym celu. Zgodę można wycofać w każdej chwili, równie łatwo, jak została wyrażona - wystarczy wiadomość na adres z rozdziału 1. Wycofanie zgody usuwa zdjęcie i opis, a wpis pozostaje w rejestrze bez nich.
3. Skreślenie nie usuwa wpisu z serwisu. Wpis zostaje w części „Wpisy bez aktywnej licencji”, ze stanem, datą i podstawą, bo bez tego rejestr nie odpowiadałby na pytanie, czy ktoś licencję stracił. Podstawą jest tu, tak samo jak przy rdzeniu wpisu, prawnie uzasadniony interes osób sprawdzających doradcę, więc wycofanie zgody wpisu nie zdejmuje - zgoda rządzi tylko zdjęciem i opisem. Okres, po którym wpis wykreślony przestaje być publikowany, ustala statut Izby oraz regulamin prowadzenia rejestru.
4. Rejestr nie zawiera danych kontaktowych doradców, adresów prywatnych ani numerów telefonów.

5. Komu udostępniamy dane

• Dostawcy hostingu i utrzymania serwisu, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania.
• Organy publiczne, jeżeli zwrócą się o dane na podstawie przepisów prawa.
• Obsługa prawna Izby, w zakresie niezbędnym do prowadzenia postępowania.
• Dostawca usługi wysyłki poczty elektronicznej, który doręcza wiadomości Izby, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania.
• Dostawcy narzędzi analitycznych: Google Ireland Ltd. (Google Analytics 4) i Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft Clarity) - tylko po zgodzie na pliki analityczne - oraz Cloudflare, Inc. (Cloudflare Web Analytics). Opis w sekcji Pliki cookies.

Izba nie sprzedaje danych i nie udostępnia ich w celach marketingowych. W obsłudze formularzy korzystamy z dostawców usług informatycznych i hostingu działających na zlecenie Izby, w tym prywatnego przechowywania załączników. Korzystanie z tych usług może wiązać się z przetwarzaniem poza EOG. Google, Microsoft i Cloudflare mogą przekazywać dane do Stanów Zjednoczonych. Podstawą takiego przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej w sprawie programu ramowego ochrony danych UE-USA (EU-US Data Privacy Framework), a uzupełniająco standardowe klauzule umowne.

Formularze licencyjne: zgłoszenie i wniosek

Zgłoszenie zainteresowania obejmuje imię i nazwisko, e-mail, telefon, zawód i obszar działalności. Dane otrzymujemy od zgłaszającego i wykorzystujemy za jego zgodą do obsługi zainteresowania licencją i kontaktu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę można wycofać w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Podanie danych jest dobrowolne, ale wymagane pola są potrzebne do obsługi zgłoszenia.

Formalny wniosek obejmuje opis praktyki, opcjonalne wykształcenie, oświadczenia i załączniki. Dane służą rozpatrzeniu wniosku i korespondencji, na podstawie uzasadnionego interesu Izby w prowadzeniu procedury licencyjnej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Wysłanie formularza nie oznacza przyznania licencji ani publikacji danych w rejestrze.

Dane przechowujemy przez czas procedury i do 24 miesięcy po jej zakończeniu. Dane oparte wyłącznie na zgodzie usuwamy wcześniej po jej wycofaniu. Załączniki są prywatne, dostępne tylko dla upoważnionej obsługi i usuwane do 24 miesięcy od przesłania.

Ankieta klienta

Ankieta obejmuje odpowiedzi TAK/NIE, potwierdzenie, czy proces sukcesyjny z doradcą trwa lub został zakończony, opcjonalne wyjaśnienia i imię z nazwiskiem oraz co najmniej jeden kanał kontaktu: e-mail lub telefon. Dane otrzymujemy od klienta i wykorzystujemy za jego zgodą do potwierdzania standardów współpracy, procesu sukcesyjnego z doradcą i wyjaśniania uwag (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Ankieta wymaga także zgody na krótki telefon z Izby o czasie spotkania i procesu. Izba nie pyta o majątek, wartość firmy ani transakcje. Doradca nie ma dostępu do odpowiedzi ani danych kontaktowych. Po 24 miesiącach Izba anonimizuje dane kontaktowe, nazwisko i wyjaśnienia, zachowując odpowiedzi bez identyfikacji klienta. Zgodę można wycofać, kontaktując się z administratorem.

Newsletter Izby

Zapis na newsletter obejmuje imię i nazwisko, adres e-mail oraz, jeśli go podasz, numer telefonu. Dane otrzymujemy od Ciebie i wykorzystujemy za Twoją zgodą do wysyłania newslettera Izby z informacjami o jej działalności, wydarzeniach i materiałach merytorycznych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej). Numer telefonu wykorzystujemy tylko wtedy, gdy zaznaczysz osobną zgodę na kontakt telefoniczny.

Zapis wymaga potwierdzenia linkiem wysłanym na podany adres e-mail. Niepotwierdzone zapisy usuwamy po 30 dniach od wygaśnięcia linku.

Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, klikając link wypisu w wiadomości albo pisząc do Izby. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Po wypisaniu usuwamy imię, nazwisko i telefon, a adres e-mail z datami i treścią zgody oraz wypisu przechowujemy przez 3 lata, aby móc wykazać, że wysyłka odbywała się za zgodą (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

6. Jak długo przechowujemy dane

7. Twoje prawa

W zakresie, w jakim przetwarzamy dane osobowe, przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii,
• sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych,
• usunięcia danych, jeżeli nie ma podstawy do dalszego ich przetwarzania,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania.

Wniosek można złożyć na adres podany w sekcji Kto jest administratorem danych. Odpowiedź otrzymasz w terminie miesiąca, a w sprawach złożonych w terminie do trzech miesięcy, o czym wcześniej poinformujemy.

Sprzeciw wobec wpisu w rejestrze

Rdzeń wpisu stoi na prawnie uzasadnionym interesie, a przy tej podstawie art. 21 ust. 1 RODO daje prawo sprzeciwu z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą. Sprzeciw nie musi być uzasadniony przepisem ani wzorem pisma - wystarczy opisać sytuację.

• Sprzeciw wobec rdzenia wpisu (imię i nazwisko, numer licencji, region, stan i data wpisu) Izba rozpatruje, ważąc opisaną sytuację przeciw interesowi osób, które sprawdzają licencję doradcy. Wpis usuwamy, jeżeli nie wykażemy ważnych prawnie uzasadnionych podstaw przeważających nad interesem, prawami i wolnościami osoby wnoszącej sprzeciw. Odpowiedź jest pisemna i zawiera powód rozstrzygnięcia, także wtedy, gdy sprzeciwu nie uwzględniamy.
• Sprzeciw wobec zdjęcia albo opisu zawodowego nie wymaga ważenia niczego: te dane stoją na zgodzie, więc sprzeciw jest jej wycofaniem i skutkuje usunięciem zdjęcia i opisu. Wpis zostaje w rejestrze bez nich.
• Sprzeciw wobec wpisu wykreślonego rozpatrujemy tak jak sprzeciw wobec rdzenia wpisu, z tą różnicą, że interes osób sprawdzających jest tu z natury rzeczy mocniejszy: to jedyne miejsce, w którym widać, że ktoś licencję stracił.

Przysługuje Ci także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Izba nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i nie stosuje profilowania wywołującego skutki prawne.

8. Pliki cookies

Serwis zapisuje w przeglądarce niewielkie pliki, które pozwalają mu działać poprawnie i zapamiętać Twoją decyzję o zgodzie. Pliki inne niż niezbędne uruchamiają się dopiero po wyrażeniu zgody i nie są ustawiane wcześniej.

Zgoda na pliki cookies ma dwie podstawy, nie jedną. Przechowywanie informacji w Twoim urządzeniu i sięganie po nią reguluje art. 399 ust. 1 ustawy z 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej, który wymaga, żeby użytkownik uprzednio, w sposób jednoznaczny, łatwy i zrozumiały został poinformowany o celu przechowywania i dostępu oraz o możliwości określenia warunków przechowywania. Temu służy baner, który pokazuje się przed zapisaniem czegokolwiek poza plikami niezbędnymi, wymienia trzy kategorie i pozwala je włączać pojedynczo. Samo przetwarzanie danych odczytanych z tych plików podlega dodatkowo RODO, na podstawach z rozdziału 3.

Narzędzia analityczne

• Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd.) - liczy odwiedziny, odsłony i źródła wejść. Działa tylko po zgodzie na pliki analityczne. Wyłączyliśmy sygnały Google i personalizację reklam, a do statystyki trafia sam adres strony, bez parametrów. Dane zdarzeń przechowujemy 14 miesięcy. Pliki cookies: _ga i _ga_*, do 2 lat.
• Microsoft Clarity (Microsoft Ireland Operations Ltd.) - nagrania przebiegu wizyty (ruchy myszy, przewijanie, kliknięcia) i mapy kliknięć. Działa tylko po zgodzie na pliki analityczne. Treść wpisywana w formularze i w wyszukiwarkę rejestru jest maskowana i nie trafia do nagrań. Pliki cookies: _clck do roku i _clsk do doby.
• Cloudflare Web Analytics (Cloudflare, Inc.) - zbiorcza statystyka ruchu. Nie zapisuje plików cookies ani innych danych w przeglądarce, więc nie wymaga zgody.

Zgoda na pliki analityczne jest ważna 12 miesięcy; potem baner zapyta ponownie. To inny termin niż czas życia samych plików cookies narzędzi (do 2 lat): bez ważnej zgody narzędzia się nie uruchamiają, a ich pliki cookies usuwamy z przeglądarki.

Na stronach wniosku licencyjnego, panelu obsługi i potwierdzania lub wypisu z newslettera nie działają Google Analytics 4 ani Microsoft Clarity. Po wycofaniu zgody Google Analytics 4 i Microsoft Clarity przestają działać od razu, a ich pliki cookies usuwamy z przeglądarki. Dane mogą być przekazywane poza EOG na zasadach opisanych w sekcji Komu udostępniamy dane.

Wybór możesz zmienić w każdej chwili: Otwórz ustawienia cookies

Nie zapisano jeszcze żadnego wyboru.

Możesz też usunąć zapisane pliki i zablokować ich zapisywanie w ustawieniach swojej przeglądarki. Zablokowanie plików niezbędnych może utrudnić korzystanie z serwisu.

9. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmienią się przepisy, zakres przetwarzanych danych albo sposób działania serwisu. Nowa wersja obowiązuje od dnia opublikowania, a data obowiązywania podana jest na górze strony.

Wersja 1.0, obowiązuje od 01.08.2026. Zasady korzystania z serwisu opisuje regulamin.