Od czego zacząć sukcesję, jeżeli nikt w rodzinie tego jeszcze nie robił

Sukcesja za życia daje rodzinie czas na przygotowanie wspólnej przyszłości firmy. Warto zacząć od rozmowy o tym, kto chce przejąć odpowiedzialność, czego musi się nauczyć i jak ma wyglądać życie obu pokoleń. Wiedza, władza, własność i wartości potrzebują osobnych ustaleń, które razem tworzą plan rozwoju.

Obszary, w których trzeba podjąć decyzję

Te cztery obszary porządkuje model 4W: Instytut Biznesu Rodzinnego i dr Adrianna Lewandowska. Sukcesja nie jest jedną decyzją. Są cztery i każda ma inny horyzont czasowy, inny dokument na końcu i inną osobę, z którą trzeba ją uzgodnić. Rodziny, które utknęły, prawie zawsze utknęły dlatego, że próbowały załatwić wszystkie cztery jedną rozmową.

1. Wiedza. Co następca musi umieć i wiedzieć, żeby firma działała bez nestora: technologia, branża, relacje z kontrahentami i z pracownikami, rzeczy, których nie ma w żadnej procedurze. Czego ta osoba jeszcze nie wie, a musi wiedzieć?
2. Władza. Kto podejmuje decyzje i od kiedy. To jest warstwa formalna: zarząd, prokura, pełnomocnictwa, zakres samodzielności. Kto decyduje w poniedziałek rano, jeżeli nestora nie ma?
3. Własność. Udziały, nieruchomości, prawa. Najbardziej widoczna warstwa i najczęściej jedyna, o której rodzina rozmawia. Kto ma być właścicielem i co dostają pozostali?
4. Wartości. Zasady, których firma ma się trzymać po zmianie pokolenia, i ustalenia rodzinne: kto może w niej pracować, jak dzieli się zyski, co się dzieje przy konflikcie. Czego nie wolno zmienić, nawet jeżeli będzie się opłacać?

Kolejność ma znaczenie praktyczne. Własność przekazana przed wiedzą i władzą daje właściciela, który nie umie prowadzić firmy i nie ma jak się tego nauczyć, bo nestor wciąż podejmuje decyzje. Wartości spisane na końcu są opisem tego, co już się wydarzyło, a nie umową.

Pytania, od których zaczyna się rozmowa

Na te pytania nestor i rodzina odpowiadają sami, zanim ktokolwiek zacznie liczyć podatki. Brak odpowiedzi na którekolwiek z nich jest informacją i nie oznacza porażki.

• Jak dokładnie widzicie swoją firmę, osoby, interesariuszy i rezultat procesu za 15 lat?
• Kto z rodziny chce w niej pracować, a kto tylko chce, żeby istniała?
• Z czego rodzina będzie żyć, kiedy nestor przestanie pobierać wynagrodzenie?
• Co ma dostać dziecko, które w firmie nie pracuje?
• Kto powie pracownikom i kontrahentom, że coś się zmienia?
• Co stanie się z firmą, jeżeli właściciel nie będzie mógł podejmować decyzji?

Oddziel fakty od oczekiwań

Rozmowa o sukcesji rozjeżdża się najczęściej dlatego, że jej uczestnicy mieszają dwie rzeczy: to, co jest, i to, czego się spodziewają. Fakty to struktura udziałów, skład zarządu i wyniki finansowe. Są w dokumentach, można je sprawdzić w jeden wieczór i nie podlegają negocjacji.

Wszystko inne jest oczekiwaniem: kto „powinien” dostać firmę, kto „i tak” się nią nie interesuje, komu „się należy”. Oczekiwania też są ważne i też muszą wejść do rozmowy, ale jako czyjeś stanowisko, nie jako stan rzeczy. Zapisanie faktów na jednej kartce, zanim padnie pierwsze zdanie o podziale, skraca ten proces bardziej niż jakakolwiek inna czynność.

Pomyłki, które kosztują najwięcej

Traktowanie notariusza jako doradcy

Notariusz zapewnia ważność czynności i robi to lepiej niż ktokolwiek inny. Nie planuje jednak procesu i nie negocjuje między stronami, bo nie na tym polega jego rola. Rodzina, która przychodzi do notariusza z nieuzgodnioną sprawą, wychodzi z ważnym dokumentem zapisującym nieuzgodnioną sprawę.

Zaczynanie od podatków

Optymalizacja podatkowa złego planu daje tanią wersję złego rozwiązania. Podatek jest skutkiem decyzji o tym, kto ma prowadzić firmę i na jakich zasadach, a nie odwrotnie. Liczenie należy przesunąć na moment, w którym wiadomo już, co ma się wydarzyć.

Odkładanie rozmowy do czasu, aż będzie spokojniej

Rozmowa rozpoczęta za życia pozwala wybrać tempo zmiany i przygotować rodzinę do nowych ról. Warto ustalić jej termin, gdy firma działa stabilnie i może planować rozwój.

Co można zrobić w ciągu 30 dni

Żaden z tych kroków nie wymaga doradcy, pieniędzy ani zgody całej rodziny. Wymagają jednego wieczoru każdy.

1. Spisz stan faktyczny. Struktura udziałów, skład zarządu, pełnomocnictwa, wynik za ostatni rok. Jedna kartka.
2. Sprawdź, co się dzieje bez Ciebie. Które decyzje w firmie nie mogą zapaść, kiedy Cię nie ma przez dwa tygodnie. To jest lista rzeczy do przekazania.
3. Zapytaj każde dziecko osobno. Nie przy stole i nie razem. Pytanie brzmi „czy chcesz”, a nie „czy dasz radę”.
4. Ustal, z czego będziesz żyć. Sukcesja bez zabezpieczenia nestora kończy się tym, że nestor nie oddaje władzy, i jest to decyzja racjonalna.
5. Wyznacz konkretną datę następnej rozmowy.

Po tych pięciu krokach rozmowa z doradcą zaczyna się od czegoś innego niż od zera, a rodzina wie, o czym się nie zgadza. To dobry punkt wyjścia.

Opracowanie Krajowej Izby Doradców Sukcesyjnych.